Automatyzacja kontrolingu w firmie zatrudniającej 150 osób

Bałagan w danych, który kosztował 12 450 zł miesięcznie

W tej firmie raportowanie wyglądało jak walka z wiatrakami. Każdy dział – od produkcji po logistykę – prowadził swój własny plik Excel. Kiedy trzeba było złożyć to w całość na koniec miesiąca, okazywało się, że stany magazynowe nie zgadzają się z fakturami o 4.3%. Główne księgowe spędzały nad tym średnio 31 godzin w każdym cyklu rozliczeniowym. To był czas, za który firma płaciła, a który nie przynosił żadnego zysku, tylko narastającą frustrację zespołu biurowego.

Przeliczyliśmy to dokładnie: same nadgodziny i błędy w zamówieniach wynikające ze złych danych kosztowały zakład około 12 450 zł w skali miesiąca. To nie są małe kwoty, biorąc pod uwagę, że te pieniądze mogły pójść na serwis maszyn albo premie dla najlepszych operatorów. Właściciel widział tylko ogólne cyfry na koniec kwartału, nie wiedząc, która konkretnie maszyna na hali generuje największe straty na odpadach materiałowych. Szczerze mówiąc, działali trochę po omacku, licząc na intuicję starego brygadzisty.

Było to typowe działanie reaktywne. Problemy finansowe wychodziły na jaw dopiero wtedy, gdy faktury od dostawców zaczynały przewyższać wpływy z zamówień o kilka procent. Nikt nie był w stanie wskazać palcem źródła wycieku gotówki. Praca nad tym projektem wymagała od nas zejścia na sam dół, do poziomu czujników na maszynach i kartek papieru, które operatorzy wypełniali brudnymi od smaru rękami pod koniec każdej zmiany.

Wyniki oparte na liczbach to jedyny sposób, żeby przestać zgadywać, ile firma faktycznie zarobiła w ostatni wtorek.

Pierwsze 14 dni, czyli sprzątanie fundamentów

Zaczęliśmy od audytu 84 różnych źródeł danych wewnątrz firmy. Okazało się, że 19 z nich było dublowanych, a 6 zawierało krytyczne błędy w formułach, których nikt nie ruszał od września 2019 roku. Nasza ekspertka, Ewa Kaczmarek, spędziła pierwsze 3 dni na rozmowach z ludźmi z hali, a nie tylko z zarządem. Chcieliśmy wiedzieć, jak realnie przepływa informacja o każdym wyprodukowanym detalu, bo raporty w biurze rzadko pokrywały się z tym, co widział brygadzista na zmianie porannej.

Zamiast budować wielkie i drogie systemy, skupiliśmy się na prostym połączeniu baz SQL z interfejsem, który rozumie każdy pracownik bez doktoratu z informatyki. Wybraliśmy 12 najważniejszych wskaźników (KPI), które realnie wpływały na portfel firmy. Resztę zbędnych tabel po prostu usunęliśmy, żeby nie zaciemniały obrazu. To był moment przełomowy – nagle dane zaczęły spływać do panelu dyrektora co 14 minut, a nie raz na tydzień w formie zakurzonego segregatora.

Wyniki oparte na liczbach – konkret po wdrożeniu

Po 34 dniach od startu projektu system był w pełni operacyjny. Największym zaskoczeniem dla zarządu był fakt, że jedna z linii produkcyjnych zużywała o 18.4% więcej energii, niż zakładano w pierwotnym kosztorysie. Dzięki automatycznemu raportowaniu wyłapaliśmy to w 2 dni, a nie po trzech miesiącach przy płaceniu rachunków od dostawcy prądu. Szybka kalibracja maszyn pozwoliła zaoszczędzić 3 140 zł już w pierwszym tygodniu po zmianie ustawień. Twarde dane z linii produkcyjnej nie kłamią.

Czas pracy administracji nad zestawieniami finansowymi skrócił się z 26 godzin miesięcznie do zaledwie 47 minut. Teraz system sam generuje PDF-a z najważniejszymi wynikami i wysyła go na maila biuro@silesiaprofit.pl oraz do właściciela o 7:00 rano w każdy poniedziałek. Pozwoliło to też lepiej zaplanować zakupy surowca. Zredukowaliśmy zamrożony kapitał w magazynie o 92 600 zł, bo system precyzyjnie wyliczył, ile aluminium faktycznie potrzebujemy na najbliższe 11 dni roboczych, uwzględniając aktualne tempo pracy.

Skróciliśmy raportowanie z 26 godzin do 47 minut. To 3 pełne dni robocze odzyskane dla jednego managera.

Opór załogi i jak go przełamaliśmy

Wprowadzanie zmian w firmie, która działa tak samo od 12 lat, zawsze budzi lęk. Ludzie na produkcji na początku myśleli, że automatyzacja to tylko ładne słowo na zapowiedź zwolnień. Musieliśmy im uczciwie powiedzieć: nie szukamy oszczędności w etatach, ale w czasie, który marnujecie na głupoty. Operatorzy CNC dostali prosty tablet przy stanowisku, gdzie zamiast pisać na kartkach, klikają trzy przyciski pod koniec zmiany. To zajmuje im o 6 minut mniej niż wcześniej, a my mamy pewność, że dane są prawdziwe.

Kluczem do sukcesu było pokazanie brygadzistom, że dzięki tym danym łatwiej im będzie walczyć o swoje cele i premie. Kiedy zobaczyli na ekranie, że ich wydajność rośnie dzięki lepszemu planowaniu serwisu maszyn, przestali traktować system jak wroga. Przemysłowa precyzja raportów stała się dla nich narzędziem wsparcia, a nie batem nad głową. Do dzisiaj, a minęło już 8 miesięcy od wdrożenia, nikt w zakładzie nie wrócił do papierowych notatek w zapiaszczonych zeszytach.

Co dalej? Utrzymanie dyscypliny finansowej

Automatyzacja to nie jest jednorazowy strzał, o którym można zapomnieć. To proces, który wymaga doglądania. Raz na kwartał wpadamy do zakładu w Katowicach, żeby sprawdzić, czy algorytmy nadal dobrze liczą marżę przy zmieniających się drastycznie cenach gazu i prądu. W marcu 2024 roku zaktualizowaliśmy moduł logistyczny, co pozwoliło urwać kolejne 2.1% z kosztów transportu drobnicowego. Zero zbędnych tabel – tylko to, co faktycznie przekłada się na przelew na koncie.

Właściciele innych zakładów na Śląsku często pytają nas, czy taka zabawa opłaca się przy 150 osobach. Odpowiedź w Silesia Profit Solutions jest prosta: inwestycja w ten konkretny system zwróciła się po 158 dniach. Od tamtej pory każda zaoszczędzona godzina personelu i każdy urwany procent kosztów energii to czysty zysk, który zostaje w firmie. Bez nowoczesnych bajek, za to z twardymi dowodami, które pozwalają panu Markowi spać spokojnie i planować rozwój o kolejne 2 linie produkcyjne.