5 błędów w Excelu, które paraliżują działy produkcji
Większość zakładów produkcyjnych na Śląsku, które odwiedziliśmy w 2024 roku, wciąż opiera swój budżet na arkuszach Excel stworzonych jeszcze w 2018 roku. Jeden drobny błąd w formule potrafi zafałszować koszty energii o 12 450 zł miesięcznie, co wykrywamy zazwyczaj dopiero po kwartale. Poniżej przedstawiam konkretne problemy, które spotykamy w halach produkcyjnych od Gliwic po Dąbrowę Górniczą.
Brak blokowania komórek i błędy w formułach
Podczas audytu w zakładzie przetwórstwa tworzyw sztucznych w Tychach we wrześniu 2024 roku odkryliśmy, że operatorzy wpisywali dane do arkusza bez żadnych zabezpieczeń. Wystarczyło jedno przypadkowe kliknięcie klawisza Delete w komórce z sumowaniem, aby cały raport dobowy stracił sens. Wyniki były zaniżone o 14.3%, co przez dwa miesiące ukrywało realne straty surowca na linii nr 4. Nikt nie zablokował dostępu do kluczowych obliczeń, więc każdy pracownik ze wspólnym dostępem do pliku mógł go nieświadomie uszkodzić.
W Silesia Profit Solutions sprawdzamy takie pliki pod kątem spójności i zawsze zalecamy twarde blokowanie obszarów z formułami. W opisywanym przypadku błąd kosztował firmę 42 800 zł w nieodnotowanych odpadach produkcyjnych. Problem polega na tym, że Excel wybacza wiele błędów użytkownikowi, ale nie wybacza ich finansom firmy. Jeśli Twoje tabele nie mają ochrony arkusza, to tylko kwestia czasu, aż ktoś nadpisze ważny wzór danymi z palca.
Excel wybacza błędy użytkownikowi, ale nie wybacza ich finansom firmy.
Pliki o rozmiarze 138 MB, które paraliżują pracę
Wiele działów finansowych korzysta z arkuszy, które z roku na rok puchną od nadmiaru danych historycznych. Rekordzista, którego spotkaliśmy w Katowicach, miał 138 MB i otwierał się średnio 8 minut i 12 sekund na standardowym komputerze biurowym. To nie jest tylko kwestia irytacji pracowników, ale realny koszt. Policzyliśmy, że kierownik produkcji otwierał ten plik 4 razy dziennie, tracąc na to 32 minuty i 48 sekund każdego dnia. W skali miesiąca to ponad 11 godzin czystego czekania na załadowanie danych.
Takie giganty często zawierają tysiące niepotrzebnych formatowań i ukrytych linków do plików, które już nie istnieją na serwerze. Powoduje to zawieszanie się systemu w najmniej odpowiednim momencie, na przykład podczas porannej odprawy o 7:15, gdy trzeba szybko podjąć decyzję o zmianie planu produkcji. Zamiast męczyć się z wolnym arkuszem, lepiej rozdzielić dane historyczne od bieżących lub przejść na automatyczne raporty zaciągane prosto z bazy danych SQL.
Ręczne przepisywanie danych z papierowych raportów
To największy generator błędów, jaki widzimy w zakładach na Górnym Śląsku. Operatorzy na hali zapisują wyniki na papierowych formularzach, a potem pani z biura w Katowicach przepisuje to do Excela przez 3 godziny dziennie. Nasze pomiary z października 2024 roku pokazują, że przy takim modelu pracy średnio co 14. wpis zawiera błąd. Raz jest to literówka, innym razem przesunięcie przecinka, co przy raportowaniu zużycia gazu o wartości 840 000 zł rocznie ma kolosalne znaczenie dla marży.
Automatyzacja tego procesu skraca czas pracy nad raportem o 68%. Zamiast ręcznego klepania liczb, dane mogą płynąć prosto ze sterowników PLC lub wag przemysłowych. W jednym z projektów dla firmy z Chorzowa zredukowaliśmy czas generowania raportu dobowego z 120 minut do 47 sekund. Dzięki temu kierownik zmiany widzi wyniki w czasie rzeczywistym, a nie z 24-godzinnym opóźnieniem, co pozwala mu zareagować na awarię maszyny zanim ta zmarnuje 312 kg materiału.
Zredukowaliśmy czas generowania raportu dobowego z 120 minut do 47 sekund.
Różne wersje prawdy w dziale logistyki i produkcji
Często spotykamy sytuację, gdzie dział logistyki ma swój plik Excel, a produkcja swój. Na koniec miesiąca okazuje się, że stany magazynowe różnią się o 387 sztuk komponentów, bo każdy arkusz liczy zużycie inaczej. Brak jednego centralnego źródła danych to prosta droga do sporów między działami i błędnych decyzji zakupowych. Logistyka zamawia materiał, bo ich tabela pokazuje braki, podczas gdy produkcja ma pełne palety pod rampą, których nie ujęła w swoim 'nieoficjalnym' raporcie.
W Silesia Profit Solutions budujemy raporty, które korzystają z tych samych źródeł, eliminując sytuacje typu 'moje dane mówią co innego'. Wdrożenie spójnego systemu raportowania w jednej z firm z Sosnowca pozwoliło na zmniejszenie nadmiarowych zapasów o 12.4% w ciągu pierwszych 92 dni. To uwolniło gotówkę, która wcześniej leżała zamrożona w surowcu na regałach. Koniec z kłótniami na spotkaniach zarządu o to, czyja tabela jest bardziej aktualna.
Brak historii zmian i kopii zapasowych
Ostatnim grzechem jest nadpisywanie plików. 'Raport_Final_v2_poprawiony.xlsx' to nazwa, którą widzimy niemal wszędzie. Gdy ktoś popełni błąd w poniedziałek i zapisze plik, we wtorek nie ma już możliwości powrotu do poprawnych danych z zeszłego tygodnia bez żmudnego odkręcania zmian. W listopadzie 2024 pomagaliśmy firmie z Rudy Śląskiej odzyskać dane po tym, jak stażysta przypadkowo usunął historię zamówień z całego kwartału. Odzyskanie tego zajęło nam 14 godzin pracy informatyka.
Zamiast liczyć na szczęście, warto wdrożyć mechanizmy automatycznego archiwizowania danych. My stosujemy rozwiązania, które zapisują historię każdej zmiany z dokładnością do sekundy. Dzięki temu zarząd ma pewność, że twarde dane z linii produkcyjnej są bezpieczne i nienaruszone. Wyniki oparte na liczbach muszą być wiarygodne, a bez porządnej kopii zapasowej są tylko chwilową informacją na ekranie monitora, która może zniknąć przy następnym kliknięciu 'Zapisz'.
